Место проведения мероприятия

Выбор места для проведения праздника: нюансы и критерии

Предложений площадок для организации всевозможных торжеств на сегодняшний день есть огромное количество — самых разных характеристик и оснащения. И при выборе конкретного места можно больше не руководствоваться единственным параметром вместительности, как раньше. С одной стороны, это облегчает задачу, но с другой — делает сам выбор между оптимальными вариантами труднее. Задача сегодня звучит так: выбрать такую площадку, которая предоставит клиенту лучшие услуги за оптимальные затраты, а организатору праздника — оптимальные условия работы.

Но в зависимости от исходных параметров торжества бывает необходимо обустройство инфраструктуры на месте. Тогда главным параметром выбора площадки станет возможность технического оснащения следующим оборудованием:

беседки, шатры или тентовые конструкции;
настилы на землю и траву для удобства,
системы кондиционирования и обогрева,
генераторы электропитания,
оборудование света и звука;
сценические конструкции и подиумы,
кейтеринг и др.

Главные критерии подбора площадки

Специалисты по подбору места проведения праздника учитывают огромный спектр факторов. Если выделять среди них наиболее важные, то следует отметить следующие:

возможности по настройке конфигурации пространства под определенные условия мероприятия;
варианты рассадки гостей на площадке;
качество банкетного обслуживания или возможности для организации питания на площадке или в непосредственной близости к ней;
транспортная доступность и удобство прилегающей парковки;
наличие электропитания, а также светового, звукового и видео оборудования.

Рассадка гостей на празднике: как сделать лучше?

Один и тот же зал или площадка может представлять множество вариантов рассадки гостей. Из всех существующих типов для торжественных мероприятий подходят лишь некоторые. О наиболее оптимальных мы расскажем далее:

Вариант «Подкова». Гости рассаживаются полукругом на примерно равном расстоянии от сцены. Все участники при данной рассадке чувствуют себя одинаково комфортно, всегда видят ведущего и то, что происходит на сцене.
Вариант «Банкет». В зале стоят отдельные столики, при правильной расстановке которых, все участники могут общаться между собой и без помех наблюдать за тем, что происходит вокруг и на сцене.
Вариант «Кабаре». Особенность рассадки в том, что часть столика, которая обращена к сцене, всегда остается свободной.
Вариант «Фуршет». Такая рассадка гостей предполагает их свободное перемещение и нефоральное общение между собой. Как правило, в пространстве есть только высокие барные столики для бокалов, отдельная барная стойка с напитками и линия столов с закусками, чтобы гости могли подходить к ней с разных сторон.

Важные нюансы для принятия решения

Для того, чтобы все участники без сложностей и неудобств могли занять свои места — важно заранее предусмотреть свободный доступ к проходу и к каждому месту. Возможно, даже самым оптимальным вариантом будет продумать рассадку детально, выбрав заранее место для каждого гостя.

Часто при выборе площадки возникает вопрос о том, достаточна ли площадь зала для общего количества планируемых гостей. Для того, чтобы можно было отбросить все сомнения, есть ориентировочный план расчета. Так, зона банкета требует порядка 1,5 м.кв. на 1 человека. Для танцев требуется аналогичная площадь. При условии что одновременно на танцевальной площадке бывает, как правило, не более 80% всех гостей — 20% от этой площади можно либо сэкономить, либо, при необходимости, занять для сцены и оборудования.

Бронирование выбранного помещения нужно оформлять заранее. При этом следует предварительно осмотреть место — этот пункт не имеет исключений. Чтобы праздник прошел безупречно, визуальный осмотр места крайне важно проводить: площадка может особенности и детали, не указанные в описании. Согласитесь, проще избежать казусов при непосредственной подготовке, потратив время на знакомство с местом заранее.